Datenschutzerklärung
Bei jedem Aufruf des Internetportals der Stadtverwaltung Owen erhebt,
verarbeitet und nutzt die Stadtverwaltung Owen Daten im Rahmen der gesetzlichen
Bestimmungen. Der Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen richtet sich nach dem
Telemediengesetz, dem Rundfunkstaatsvertrag und dem Landesdatenschutzgesetz
Baden-Württemberg. Die nachfolgenden Grundsätze werden hierbei stets
gewährleistet.
Immer wenn Sie eine Seite der VPS (vps.kdrs.de oder
ekp.dvvbw.de) aufrufen, werden automatisch Daten in einer Protokolldatei
gespeichert. Die Daten dienen rein statistischen Zwecken. Sie werden nach 30
Tagen gelöscht
Personenbezogene Daten werden verarbeitet (erhoben,
genutzt oder gespeichert), wenn Sie diese Daten freiwillig etwa bei der
Kontaktaufnahme angeben. Alle Webseiten mit Formulareingabefeldern sind durch
SSL-Verschlüsselung gegen die Einsichtnahme Dritter geschützt, wie in § 13 Abs.
4 Satz 3 TMG gefordert.
Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung Owen ist eine
Kommunikationsplattform zur sicheren und rechtsverbindlichen Kommunikation nach
§3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG)
(Elektronik-Anpassungsgesetz).
Das zentrale Element der VPS ist ein
Webportal, das für alle Bürger offen steht. Möchten Sie eine Anfrage, einen
Antrag, eine Beschwerde oder einen Widerspruch an die Stadtverwaltung Owen
elektronisch einreichen, können Sie dies über die VPS tun.
Sie können
elektronische Anfragen auch direkt an die zuständige Behörde richten, falls
diese für dienstliche Zwecke entsprechende E-Mail-Adressen bereithält. Eine
solche Kommunikation ist jedoch nicht vor dem Einblick Dritter geschützt,
während Sie bei der Verwendung der Virtuellen Poststelle verschlüsselt und von
anderen nicht einsehbar mit der Behörde kommunizieren können. Verschlüsselte
Mails nimmt die Stadtverwaltung Owen derzeit gemäß § 3a Abs. 1 Satz 2 LVwVfG nur
über die Virtuelle Poststelle entgegen.
Bitte beachten Sie, dass für alle
Anträge, für die die gesetzliche Schriftform vorgesehen ist, eine rechtswirksame
Erklärung nur unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur
abgegeben werden kann. Solche Anfragen nimmt die Stadtverwaltung gemäß § 3a Abs.
1 Satz 2 derzeit nur über die Virtuelle Poststelle entgegen, für die sie hiermit
einen Zugang für digital signierte und verschlüsselte Dokumente eröffnet. Nähere
Erläuterungen zur qualifizierten elektronischen Signatur erhalten am Ende dieser
Hinweisseite.
Ausnahmen von der Beschränkung des § 3a Abs. 1 Satz 2
LVwVfG erfolgen nur in den durch Landesgesetz nach § 71a LVwVfG angeordneten
Fällen.
Die Stadtverwaltung Owen. kann derzeit nur elektronisch
eingereichte Dokumente bearbeiten, die in den folgenden Formaten an die Behörde
gerichtet werden:
- Portable Document Format (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Microsoft Word (.doc)
- Textdateien im Format ANSI (.txt)
- Tagged Image File Format (.tif)
- Joint Photographic Experts Group (.jpeg; .jpg)
- Graphics Interchange Format (.gif)
Elektronische Dokumente in anderen Formaten werden zwar entgegengenommen,
können gemäß § 3a Abs. 3 LVwVfG erst dann bearbeitet werden, wenn der Absender
das Dokument in einem der genannten Formate oder in Schriftform
nachreicht.
Aus Sicherheitsgründen werden Anhänge in folgenden Formaten
vor der Speicherung im VPS-Postfach gefiltert: .exe, .com, .bat, .cmd, .pif.,
.reg, .ink, .js, .vbs, .vbe, .scr, .msi, .dll, .ocx. Der Nutzer wird in diesen
Fällen benachrichtigt, dass ein Mailanhang ausgefiltert wurde.
Benutzung der Virtuellen Poststelle
Sofern Sie noch kein Postfach in der VPS besitzen, wählen Sie bitte den
entsprechenden Link zur Erstellung einer Nachricht ohne Anmeldung. Lassen Sie
sich durch die Eingabemasken führen und senden Sie Ihre Nachricht gesichert an
die Stadtverwaltung Owen.
Ihre private E-Mail-Adresse oder alternativ
Ihre postalische Adresse wird verwendet um Ihnen Eingangsbestätigungen und
Antworten der Stadtverwaltung zu senden. Die Antwort der Stadtverwaltung Owen
kann in diesem Fall nur in Papierform rechtssicher erfolgen.
Wünschen Sie
einen regulären, bzw. generell gesicherten elektronischen Schriftwechsel mit der
Stadtverwaltung Owen, melden Sie sich bitte an der VPS an und erstellen eine
Benutzerkennung. Ihre private E-Mail-Adresse wird in diesem Fall nur verwendet,
um Ihnen Benachrichtigungen über den Eingang neuer Nachrichten der
Stadtverwaltung Owen zu senden. Die Nachricht selbst wird Ihnen gesichert in Ihr
Postfach der VPS übermittelt.
Sie werden gebeten, das Zertifikat der VPS
anzunehmen. Selbstverständlich können Sie die Echtheit überprüfen:
Das
Zertifikat wird übertragen durch ekp.dvvbw.de und vps.kdrs.de, Authentizität
überprüft durch GeoTrust bzw. Equifax Secure Certificate
Authority.
Merken Sie sich bitte Ihr Kennwort, sofern Sie keine
Signaturkarte verwenden. Sie benötigen dieses Kennwort zum Abruf von Antworten
und zum Versenden weiterer Nachrichten an die Stadtverwaltung
Owen.
Sofern Sie bereits angemeldet sind, verwenden Sie folgenden Link
zum Erstellen einer neuen Nachricht: Aufruf des VPS Postfachs / zur
Anmeldemaske. Dieser Aufruf führt Sie direkt zu Ihrem Postfach in der VPS. Sie
müssen sich bereits früher einmal an der VPS angemeldet haben. Sie können alle
bestehenden Nachrichten von Ihnen und an Sie aufrufen. Für den Versand einer
neuen Nachricht wählen Sie bitte im Postfach links "Neue
Nachricht".
Kennwort vergessen? - wählen Sie den „Link Passwort
vergessen?“ auf der Anmeldeseite. Ihnen wird dann die Sicherheitsfrage gestellt,
welche Sie bei Einrichtung ihres Benutzerkontos hinterlegt haben. Mit der
richtigen Antwort bekommen Sie ein neues Passwort übermittelt.
Allgemeine Informationen zur digitalen Signatur
Die digitale Signatur ist die elektronische Form einer Unterschrift. Es gibt
verschiedene Ausprägungen der digitalen Signatur - je nachdem, was mit der
Signatur erreicht werden soll bzw. was gefordert ist. Nähere Informationen zur
digitalen Signatur erhalten Sie unter beim Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik.
Verschiedene Anbieter haben digitale Signaturen im
Portfolio. Eine Übersicht über akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter
finden Sie unter www.bundesnetzagentur.de.
Nutzer, die bereits im Besitz
einer Signaturkarte und weiterer Komponenten (z.B. Kartenleser) sind, können
diese für die Registrierung bei der VPS verwenden. Hierfür müssen jedoch
bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein, auf die im Folgenden näher
eingegangen wird.
Die Nutzung einer Signaturkarte für die Registrierung
sowie für die nachfolgenden Anmeldungen (Login’s) in der VPS setzt derzeit
voraus, dass folgende Softwarekomponenten auf Ihrem Rechner installiert
sind:
- die Basiskomponenten 2.1 von OpenLimit SignCubes in der Version 2.1.6.3
(siehe http://www.openlimit.com)
- die Java-Laufzeitumgebung (JRE) von SUN in der Version 1.5.X oder
1.6.X.
Bitte beachten Sie: Jede Softwareinstallation ist ein Eingriff in das
Betriebssystem. Die Stadtverwaltung Owen übernimmt für die genannten Programme
sowie für deren Funktion und Gebrauchsfähigkeit keine Haftung oder Gewähr. Alle
Urheberrechte liegen beim Programmautor. Bitte beachten Sie die allgemeinen und
rechtlichen Hinweise, die die Programmautoren in den Programmen oder
Dokumentationen beigelegt haben.
Verschlüsselung Ihrer Dokumente
Zur Sicherung der Vertraulichkeit senden Sie Ihre Mitteilungen verschlüsselt
an o.g. Mitarbeiterinnen der Stadtverwaltung Owen. Bei Verwendung der Virtuellen
Poststelle werden Ihre Dokumente automatisch verschlüsselt an die
Stadtverwaltung Owen übertragen.
